Udbud af kommuner og store virksomheder

Effektiv udbudsproces for offentlige facility services

Offentlige institutioner er omfattet af særlige udbudsregler når det kommer til udbud af deres facility services. Som offentlig institution er man forpligtet til at gennemføre et udbud af sine serviceydelser når en kontrakt udløber, såfremt man er over de konkrete tærskelværdier der gælder for den ydelse man indkøber. Det vil sige, at en kommune der eksempelvis skal indkøbe en rengøringsydelse, hvor den anslåede værdi overstiger omkring 1,6 millioner kroner, er kommunen forpligtet til at udbyde aftalen efter udbudslovens regler. I den forbindelse har Servicemægleren assisteret en stor del af landets kommuner med netop denne proces. 

Kompleksiteten ved kommunale udbud

Et udbud for en kommune kan være omfattende, ikke mindst på grund af størrelsesordenen på det pågældende udbud. F.eks. kan et rengøringsudbud for en kommune nemt overstige mere end 60 forskellige lokationer, der hver især har forskellige behov for, at opnå den rette rengøringsstandard for hver lokation. Med mange lokationer medfølger et behov for en struktureret og overskuelig gennemgang og udarbejdelse af udbudsmaterialet, hvilket kræver erfaring og faglig viden for at opnå det bedste resultat. Derudover besidder mange kommuner ikke samme faglige ekspertise indenfor netop områder såsom rengøring, vagt/sikkerhed eller vinduespolering, for at kunne evaluere og bedømme opgavens omfang selv.

Med flere lokationer skal der tages højde for hver lokations behov, hvilket er bestemt ud fra blandt andet bygningernes stand, materialer, brugsfrekvens mv. hvor det med fagspecifik viden er nemmere at kunne bedømme den rette fremgangsmåde, type og frekvens af ydelsen, så man undgår at betale for en service der måske ikke er nødvendig, eller ikke er tilstrækkelig til opgavens udførelse.

At nå i mål med sådanne udbud indebærer diverse juridiske regler, som man skal være opmærksom på og kende til, for at kunne efterleve dem på bedste vis, hvilket kræver kendskab til udbudsloven og dens indhold. Derudover kræver en klar og specifik kontrakt fagspecifik viden ift. den enkelte service, så man sikrer at ydelsen bliver udført korrekt og med bedste resultat. Et succesfuldt udbud af f.eks. rengøringsydelser indebærer udarbejdelsen af en konkret og fyldestgørende kontrakt, der tager højde for alle kommunens berørte lokationer og deres individuelle behov for rengøring.

Det kan derfor være en god ide som kommune at få professionel rådgivning på området, så man sikrer sig det bedste resultat af udbudsprocessen. 

Har du brug for hjælp til udbud?

Hos Servicemægleren har vi stor erfaring med, at rådgive kommuner og store virksomheder/organisationer, der med deres størrelsesorden kræver stor faglig ekspertise og struktureret overblik over de mange lokationer. Vi tilbyder et skræddersyet og behovsafdækket kontraktsmateriale, der dækker alle de nødvendige områder i udbuddet. Vi sørger altid for at have kundens behov og ønsker i første række, ifm. både udbud og tilbudsindhentning. Så hvis I har brug for hjælp til at gennemgå denne proces med et struktureret overblik og klare rammer for jeres lokationer, så står Servicemægleren klar til at hjælpe!

Har du brug for mere information om, hvordan vi kan hjælpe med udbud, så kan du læse mere ved at trykke på knappen nedenfor.